Il Polo Bibliotecario Ferrarese viene istituito con convenzione siglata il 21 settembre 2005 tra l'Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna, l'Università degli Studi, la Provincia ed il Comune di Ferrara, che sottoscrivono i rinnovi per i trienni 2008-2011 e 2012-2014.
In seguito alle modifiche delle competenze delle Province contenute nella L 56 del 07.04.2014, per il triennio 2015-2018 la Provincia non può più risultare tra i partner sottoscrittori.
Il 19 febbraio 2015 l’Assemblea degli Utenti del Polo stabilisce di assegnare al Comune di Ferrara il compito di provvedere al coordinamento della preesistente Rete Provinciale per garantire la complessiva riconferma delle attività del Polo ed il mantenimento e sviluppo dei servizi in cooperazione.
Nel corso del 2015 il Comune di Ferrara predispone una convenzione sottoscritta e successivamente rinnovata dai Comuni del territorio provinciale, organizzati in una Rete intercomunale denominata Bibliopolis, e dalla Biblioteca della Camera di Commercio di Ferrara per garantire la partecipazione alla cooperazione bibliotecaria del Polo ed il mantenimento del servizio Interlibro per la consegna dei documenti tra le biblioteche del Polo.
L’assetto organizzativo prodotto negli organi di gestione del Polo Bibliotecario Ferrarese successivamente alla legge di riforma delle Province viene registrato nel testo della convenzione sottoscritta per il triennio 2019-2021 che, dopo una proroga dal 1. gennaio al 30 giugno 2022, è stata rinnovata per il periodo 1.luglio 2022-31 dicembre 2024.
Finalità ed obiettivi:
L’aspetto portante della collaborazione sancita nella convenzione del Polo Bibliotecario Ferrarese è il comune obiettivo di attuare azioni concrete per soddisfare i bisogni informativi dell’intera collettività territoriale composta da studenti, studiosi e cittadini.
I partner del Polo hanno stabilito di rendere disponibile il patrimonio documentario delle biblioteche all’intera collettività mettendo a disposizione i rispettivi cataloghi automatizzati ed impegnandosi ad adeguare i regolamenti e l’organizzazione delle biblioteche allo scopo di favorire la reale condivisione delle risorse informative e l’accesso ai servizi.
I partner collaborano in questo modo allo sviluppo ed alla gestione di un sistema informativo bibliografico e documentale sulla base territoriale della provincia di Ferrara, parte attiva di un servizio bibliotecario regionale nel quadro del Servizio Bibliotecario Nazionale.
Per dare piena realizzazione a questa intesa, i partner hanno individuato i seguenti campi di cooperazione :
- sviluppo coordinato delle raccolte;
- coordinamento dei servizi al pubblico, tali da armonizzare criteri e modalità di erogazione, anche proponendo strumenti regolamentari e carte dei servizi concepiti su principi comuni;
- individuazione di strumenti di analisi dei bisogni dell'utenza e del grado di soddisfazione nei riguardi dei servizi erogati e di elaborazione statistica degli indicatori più significativi di servizio;
- valorizzazione delle risorse umane, anche attraverso la progettazione di percorsi formativi comuni;
- coordinamento delle iniziative culturali e promozionali
In particolare si sono impegnati a:
- adeguare i regolamenti, le procedure, l'organizzazione dei servizi delle biblioteche alla condivisione delle risorse informative e alle condizioni di accesso degli utenti concordate;
- mettere a disposizione della cooperazione i propri cataloghi automatizzati;
- aderire alle iniziative di catalogazione retrospettiva generale o tematica, approvate dal Comitato di gestione;
- acquisire gli archivi di dati, le attrezzature e gli strumenti tecnici e bibliografici di comune interesse.
Per la gestione e lo sviluppo dei servizi bibliotecari, i partner del Polo hanno costituito i seguenti organismi: